Hoe ik binnen no time weer overzicht kreeg in mijn planning

De zaken gaan goed.
Je hebt leuke klussen en veel opdrachtaanvragen.
Hier en daar doe je ook nog wat boekhouding.
Maar je was alweer vergeten dat je nog een locatie moet regelen voor de shoot van morgen!
Of dat je nog een visagiste moet regelen voor de shoot voor overmorgen.
Ohja en je moet ook nog wat foto’s bewerken…

PANIEK!

En meteen is je overzicht weg.

Komt dit je bekend voor?

Dan heb ik misschien wel een oplossing voor je!


Ook bij mij was het overzicht regelmatig weg waardoor ik bepaalde zaken compleet was vergeten.
Ik gebruikte voorheen alleen maar mijn Google Agenda, maar hiermee had je geen overzicht op taken.
Vervolgens heb ik geleerd te werken met een Bullet Journal, hiermee heb ik mezelf een structuur aangeleerd die het al een stukje overzichtelijker maakte.
Na een tijdje merkte ik dat het bijhouden van een Bullet Journal best veel tijd in beslag nam, dus probeerde ik het op een andere manier.
Namelijk met Trello!

Trello?!

Trello is een online tool die eigenlijk bedoeld is om projecten met meerdere mensen te managen.
Maar Trello is ook prima in je eentje te gebruiken.  Net zoals bij vele andere online tools heb je hier ook een betaalde versie. Maar ik gebruik zelf de gratis versie, en dat werkt prima!
Naast de website is er ook een app voor iOs en Android, handuugg.

Hoe werkt het?

De basis van Trello is als volgt: je gebruikt een prikbord waar je dan weer lijsten met kaarten in kunt zetten. De kaarten zijn dan meestal je taken. Maar het werkt pas wanneer je een opzet hebt gevonden die bij jou past. Deze taken kun je ook heel makkelijk van bord naar bord slepen. Je kunt ook je teamleden aan een bord toevoegen en hen koppelen aan taken.

Meestal werkt het het beste wanneer je een prikbord hebt met taken die nog niet zijn ingepland, ingeplande taken op lange termijn, ingeplande taken op korte termijn, doing (waar je nu mee bezig bent) en done (soms kun je er ook nog checking bijvoegen).

Wat zijn de voordelen van Trello?

  • Altijd en overal bij de hand
  • Geen irritante reclames
  • Een website én app
  • véél mogelijkheden
  • Ideaal voor teams
  • eenvoudig in gebruik
  • Gratis

Hoe ik Trello gebruik

Ook ik heb mijn eigen manier gevonden waarop Trello voor mij heel goed werkt.
Ik zal je hier uitleggen hoe ik dat doe.

Stap1 

Eerst maak ik onderscheid tussen een event en een taak. Een event zet ik in mijn Google agenda en Trello gebruik ik voor taken.
(Tip: Met Google Home kun je terwijl je deze blog leest een afspraak in je agenda zetten!)

Stap 2

Wanneer ik een taak heb ga ik kijken of er nog sub taken onder vallen. Als ik al heel erg veel taken in mijn lijsten heb gebruik ik vaak een checklist, hiermee kun je kleine taakjes toevoegen aan een grotere taak en afvinken.

Een checklist maken doe je zo: klik op de taak en klik vervolgens aan de rechterkant op: Checklist.

Wanneer ik nog niet veel taken heb zet ik gewoon alle taken in mijn bord.
Dit ziet er dan ongeveer zo uit:

Op dit moment heb ik nog geen gebruik gemaakt van handige functies binnen Trello, dus het bord lijkt nog wat kaal. Ik heb er ter aanvulling nog een extra kaart bij gedaan; In de vakantie.   Op deze manier heb ik extra veel inzicht wat ik binnen een specifieke tijd moet afronden.

Stap 3

Een van de belangrijkste factoren die voor meer overzicht zorgen is het concreet maken van je taken.  Ik geef bij mijn taken altijd aan op welke dag ik er mee bezig ga.
Ben je er meerdere dagen mee bezig? Dan zul je de taak waarschijnlijk moeten onderverdelen in kleinere taakjes.
Een tijd toekennen doe je door met je muis over je taak te zweven en dan op het potloodje klikken.

Kies dan de optie: Wijzig vervaldatum.

Je ziet nu dat het er al iets drukker uitziet. Maar je hebt nog steeds geen overzicht… alle data staan door elkaar.

Stap 4

Gelukkig bestaat er zoiets als filteren.
Je kunt de kaarten namelijk op meerdere manieren filteren. Ik filter altijd op vervaldatum, zo zie je meteen waar je als eerste mee aan de slag moet. Dit doe je door op de drie bolletjes rechtsboven in de kaart te klikken.
Dan klik je op Sorteren op… en vervolgens op Vervaldatum.
De taken zonder datum zullen automatisch onderaan verschijnen, dus een losse kaart met ongeplande taken is meestal niet noodzakelijk.

Tip: Je kunt je kaarten ook bekijken als een agenda. Je gaat naar het menu en klikt op power ups en vervolgens zoek je de calendar power up. Nu zie je rechts bovenin verschijnen: Kalender. Klik daar op.   Dat ziet er dan zo uit:

Stap 5

Tot slot zorg je ervoor dat alle taken in de juiste kaart staan.
Als je een taak klaar hebt kun je deze naar
Done slepen. (IT FEELS GOOD)

Bonus: om jezelf nog beter te laten voelen kun je een sticker toevoegen aan de afgeronde taak! Deze vind je in het menu.

Experimenteer met mogelijkheden!

Naast de basis die ik je net heb laten zien zijn er ook nog heel erg veel andere mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van pugins. Deze vind je door naar je menu te gaan en op Power ups te klikken.
 Ik gebruik deze zelf niet, maar het kan nooit kwaad om er eens een blik op te werpen.
Zo kun je bijvoorbeeld Google Drive koppelen aan Trello, of gezellig Gifjes gebruiken met de plugin van Giphy!
Je kunt ook nog labels toevoegen aan je taken, hier kun je ook op filteren.

Uiteindelijk is het maar net hoe het voor jou fijn werkt. Wanneer je voor het eerst met Trello werkt duurt het ook eventjes voordat je erachter komt wat wel en niet werkt voor jou.

Nieuwsgierig geworden naar deze handige tool? Je vind hem op: www.trello.com

Gebruik jij al Trello?

Tags: